会展公司业务流程具体分几个阶段
发布时间：2019-04-01 05:31:12 浏览：2216
企业要举办会展，需要会展公司的精心安排，作为会展公司的业务人员，了解业务流程有多重要。那么展览公司的展台搭建业务流程是什么呢？让我们详细介绍一下。一，项目联系人阶段1，获取展会客户信息：以下渠道可以帮助获得初步的客户信息。上一届展会的出版物通常包含平面图（无论展台是否属于特殊服装，展台面积在36平方米以上，需要特殊安排）、参展商的联系方式和简要介绍（部分展会还将在其上注明公司展会负责人的姓名）。期刊资料可与现场照片进行比较，重要展览可拍照存档（数码照片统一存储路径电脑备份，照片纸打印编号存档，方便存取）。展会专设网站比较有规模的展会基本上建有专门的网页，一般有对下届展会的宣传和以往展览的回顾。有些不仅会列出上届的展商，为显示其展会效益，网上还会上传一些布置美观的展位照片。行业资讯媒体行业资讯媒体比较熟悉行业的展会和厂商，有一些采访类栏目，类似展会快报的性质，里面有参展商市场宣传方面的负责人信息。正在服务客户的参展商手册和平面图如果在每次展会上有已经在服务的客户参展，最好能够通过他们获得展位平面图(在为新客户服务时也要尽可能获得所有展商的平面图)。上面有最新的参展商，该届展会的特装客户可以一目了然。2、上门拜访客户:会展行业的业务特殊性在于它的客户基本是确定的，只是客户需要选择不同的供应商而已。很多客户会进行邀稿竞标，这些是很多展览公司都可以进入的，有些供应商关系已经固定的客户需要通过其他机会再进入。很多时候，确实要参展的特装客户是需要展览服务的，可以进行登门拜访的。通过与客户的交谈，详细了解客户的意图，明确客户希望展示的主题，偏爱色调，是否开辟洽谈区，需要媒介设备等。有些客户会提供他们的公司介绍给展览公司，但即便有对方的公司介绍，通过交流，业务人员需要得知其以往的展台搭建情况，特别是为什么会放弃原有的合作关系，有哪些地方是不满意的。有些客户通常邀请很多家比稿，但最后选中的方案是几个方案的集合，对于这种客户事先很难分辨。也有个别客户已经有了搭建商，只是为了形式，或是为了通过比稿得到一份现成的设计图，最后自己另外找人做。目前会展行业比较混乱，该种情况希望可以通过与客户交流能够提前得以发觉。3、取得客户参展相关资料：如果得到客户的认可，同意为其展览提供策划设计，通常需要得到客户的以下资料——展馆平面图、展位面积、展商手册、客户公司介绍资料、客户公司全称、客户标准司标、客户标准字体、客户标准色标、参展产品名称规格和数量登、参展产品用电要求、重点参展产品、展位制作预算。通常不管是何种情况，客户都会提供设计本身需要的资料，但对于展览服务公司来说，获得客户的费用运算是最关键的，在投标比稿中尤为重要。有些客户会给一个大概的范围，但有些客户不愿透露，甚至本身也没有事先有预算。我们可以收集该客户的以往同行业展位照进行比较，或者把一些展位图给客户参考选择，并告知其大致费用，请其选择参考。客户一般会选择风格和价格都比较接近的展台图。参展商手册和客户要求关系到设计师的方案是否能够达到入围中标，应该尽可能齐全地从客户那边获得。展商手册涉及到了展馆的技术参数和规则要求等。客户要求可从以下几个方面明确：展位结构、展位材质要求、色彩要求、设计重点、照明要求、展板数量、展位高度等。4. 明确设计图交付日期，制定工作计划：同客户明确首稿的交付时间和要求，会同设计师进行安排。对于大的项目，应该制定一份工作时间明细表，有需要可以提交给客户。
二、签约阶段1. 同客户确定工程价格在报价确定价格时，一定要保证所有的材料和特别要求公司是能够做到的。否则一旦客户确认而现场无法达到要求的话，将造成不好影响。2. 明确同客户的相互配合要求展馆现场搭建的时间一般都比较紧张，只有2-3天的安排，这其中还有客户的展览产品需要布置，有时涉及到需要提前申报的事宜，应同客户协调好双方负责的范围。3. 签定合同
三、设计阶段1. 向设计师转交客户设计要求并随时与客户进行展位设计的相关沟通交流。为形成设计部的统一安排，业务人员应该把与客户在项目接洽中获得的客户设计要求和可能需要的需求风格，填写设计明细表，转交设计部负责人。在设计师出图中，业务人员应该保持同客户的随时联系，把握其可能的变化。如果有必要，应该把设计师介绍给客户，让双方可以有直接联系。对于需要亲自去考察测量的场地，可以由业务人员或者设计师安排去现场。设计师应注意同工程施工人员保持联系，了解最新的展示材料，避免设计采用的材料陈旧或者有些设计无法实地施工。
2. 向客户交付设计初稿、设计说明、工程报价。展台初稿定下以后，会同供应商得到成本价，制作明晰的报价单。一般展台设计的报价有一个比较细分的顺序，既是为了方便具体列项也有助让客户明了并乐于接受，往往按照设计图从天到地或者从外到里按顺序罗列，防止漏掉项目。在报价中要对材料、颜色、形状及尺寸进行尽可能完整的描述。一份完整的报价就是一份详细的工单，便于把握施工成本核算及施工的准确性。展览设计承建中，有一部分费用是可以由客户自己向展馆支付的，但往往实践中都是展览公司代交，应在报价中注明，比如电箱申请、场地管理费等。有些客户要求在提交设计图时同时附上设计说明，但有些要求比较简单，只要看到实际的效果图就可以;一些形成规模的企业比较注重形象宣传，尽管没有明确要求设计图附有说明，但从正规化考虑，应该提倡设计师写设计说明。一般可以就展位风格、材质说明、展位功能、色彩说明、照明说明、设计重点等几个方面进行阐述。交图时，可以安排设计师一起同客户见面，让设计师向客户说图，解释该方案的卖点和最大的与众不同。
3. 研究客户反馈意见并进行再次修改客户如果是多家比稿的话，就会有一番筛选。如果要求我们继续修改，那么应仔细了解其真实意图。有些客户经过第一次接触后，即便是原来对展览陌生的要说出个一二来。应仔细同其沟通。如果客户要求重新以不同风格再次出图，应该综合具体情况。
二、签约阶段1. 同客户确定工程价格在报价确定价格时，一定要保证所有的材料和特别要求公司是能够做到的。否则一旦客户确认而现场无法达到要求的话，将造成不好影响。2. 明确同客户的相互配合要求展馆现场搭建的时间一般都比较紧张，只有2-3天的安排，这其中还有客户的展览产品需要布置，有时涉及到需要提前申报的事宜，应同客户协调好双方负责的范围。3. 签定合同
三、设计阶段1. 向设计师转交客户设计要求并随时与客户进行展位设计的相关沟通交流。为形成设计部的统一安排，业务人员应该把与客户在项目接洽中获得的客户设计要求和可能需要的需求风格，填写设计明细表，转交设计部负责人。在设计师出图中，业务人员应该保持同客户的随时联系，把握其可能的变化。如果有必要，应该把设计师介绍给客户，让双方可以有直接联系。对于需要亲自去考察测量的场地，可以由业务人员或者设计师安排去现场。设计师应注意同工程施工人员保持联系，了解最新的展示材料，避免设计采用的材料陈旧或者有些设计无法实地施工。
2. 向客户交付设计初稿、设计说明、工程报价。展台初稿定下以后，会同供应商得到成本价，制作明晰的报价单。一般展台设计的报价有一个比较细分的顺序，既是为了方便具体列项也有助让客户明了并乐于接受，往往按照设计图从天到地或者从外到里按顺序罗列，防止漏掉项目。在报价中要对材料、颜色、形状及尺寸进行尽可能完整的描述。一份完整的报价就是一份详细的工单，便于把握施工成本核算及施工的准确性。展览设计承建中，有一部分费用是可以由客户自己向展馆支付的，但往往实践中都是展览公司代交，应在报价中注明，比如电箱申请、场地管理费等。有些客户要求在提交设计图时同时附上设计说明，但有些要求比较简单，只要看到实际的效果图就可以;一些形成规模的企业比较注重形象宣传，尽管没有明确要求设计图附有说明，但从正规化考虑，应该提倡设计师写设计说明。一般可以就展位风格、材质说明、展位功能、色彩说明、照明说明、设计重点等几个方面进行阐述。交图时，可以安排设计师一起同客户见面，让设计师向客户说图，解释该方案的卖点和最大的与众不同。
3. 研究客户反馈意见并进行再次修改客户如果是多家比稿的话，就会有一番筛选。如果要求我们继续修改，那么应仔细了解其真实意图。有些客户经过第一次接触后，即便是原来对展览陌生的要说出个一二来。应仔细同其沟通。如果客户要求重新以不同风格再次出图，应该综合具体情况。
4. 交付最终设计图纸和工程报价，展览公司的业务流程是展览公司全体员工的必备条件。展览前服务和展览后服务同样重要。只要我们为客户付出更多的努力，我们一定会在下一个服务中获得优势。
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